GDE - Sistema de Gestión Documental Electrónica

La incorporación de usuarios en GDE se realiza de acuerdo con el cronograma previsto desde el equipo de implementación. Cuando tu repartición comience a usar GDE, vas a recibir un correo electrónico indicándose el usuario y la contraseña para ingresar por primera vez. En la mayor parte de los casos, el usuario coincidirá con el usuario que ya tenemos (ej: jpalazz0).

Al configurar tu usuario deberás seleccionar el sello que mejor describe la función actual que estás desempeñando. Esta información será parte de la firma.

En caso de no encontrar el cargo, seleccionar alguna de las opciones del desplegable y posteriormente solicitar la modificación por ServiciosTI o Whatsapp. Para sellos de cargos superiores deberás adjuntar decreto de designación.

En GDE una jurisdicción equivale a una Secretaría. Una Repartición a una Dirección General o Dirección, aunque se sugiere chequear esto con exactitud en el listado disponible ya que en ocasiones otras áreas como Coordinaciones o Departamentos pueden equivaler a una Repartición. Finalmente un sector es una parte más pequeña dentro de una Repartición. Una repartición siempre tendrá como mínimo un sector: PVD. Y podrán crearse más sectores si el funcionamiento así lo requiere.

Cuando se trate de una licencia prevista con anticipación existe la posibilidad de designar un usuario apoderado quien podrá dar continuidad a tus tareas en GDE. Dentro del Escritorio Único, en la solapa Datos Personales, encontrarás la opción "Gestión de periodo de licencia" dónde realizar este apoderamiento. 
En caso que no hayas designado usuario apoderado, tu superior jerárquico cuenta con la habilitación y las funciones que le permiten resolver la continuidad de las tareas pendientes.

Se perderán los cambios que no se hayan guardado, dentro del sistema no existe la posibilidad de recuperarlos.

Si, puede operar de manera remota a través de un navegador de internet (se recomienda Mozilla Firefox) accediendo desde munirosario.gde.gov.ar

Un archivo de trabajo funciona como un documento complementario al documento oficial, a modo de consulta o ejemplo. El archivo de trabajo nunca llevará firma por lo tanto, no tendrá carácter oficial. El archivo embebido, en cambio, forma parte del documento y será considerado oficial.

Sí, las comunicaciones oficiales siempre tienen un destinatario, dado que se trata de un documento comunicable. En cambio, los demás documentos generados en el módulo de GEDO, no tienen destinatario y quedan archivados directamente en el repositorio único de documentos oficiales.

Las notas que el usuario genere en Comunicaciones Oficiales y en Generador Electrónico de Documentos Oficiales, serán exactamente las mismas.
El módulo de CCOO, actúa como un “acceso directo” que permite realizar únicamente documentos comunicables, es decir que tendrán destinatarios.

Para poder notificarse del número GDE de un documento en el que se tuvo intervención, se debe tildar la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme”. Este aviso llegará a la solapa “Mis Tareas” del módulo de GEDO. 

Un documento de tipo libre es un documento que se produce manualmente, a través de un procesador de texto, similar al de un word. El sistema permite redactar el documento, pudiendo seleccionar la tipografía, color y tamaño deseado.

Importado, indica que el documento requiere importar un archivo de la computadora. Los únicos formatos que el sistema no permite incorporar es audio o video.

Un documento de característica “template” tiene un formato predefinido y se debe completar la información solicitada en un formulario controlado.

Siempre que se quiera visualizar un archivo embebido es necesario DESCARGAR el documento oficial en la computadora y abrirlo desde la carpeta donde se encuentre localizado (aquella donde se alojan las descargas en tu PC). Será necesario que la PC tenga instalado Adobe Acrobat Reader.

Una vez abierto el documento encontrarás en el margen izquierdo del mismo el ícono de un “Clip”  que al clickear desplegará el apartado de Archivos Adjuntos desde donde se podrá abrir o descargar el archivo embebido.
No es posible acceder a los archivos embebidos de un documento oficial desde la visualización que se realiza a través del navegador de internet.

Algunos documentos, como son los Actos Administrativos, además del número GDE, llevarán un número Especial, que reemplazará al número de registro que antes tenían en papel.

Para los documentos de uso habitual se sugiere crear y utilizar PLANTILLAS.

La consulta se debe realizar desde el buscador ubicado en la parte superior de la pantalla, de modo que resultará imprescindible contar con el número completo del expediente para poder consultarlo. Se debe recordar que en GDE la identificación del mismo incluye la nomenclación del área y secretaría que lo originó. 
En este caso no será posible usar los filtros de búsqueda presentes en la solapa Consultas del módulo EE. 

En la solapa Consultas del módulo EE resulta posible aplicar filtros de acuerdo con criterios variados que permiten ubicar al expediente que ha sido tramitado localmente. Por ejemplo, se podría tildar “Tramitados por mí” o “Tramitados por mi repartición” y luego seleccionar un rango de fechas aproximado. Asimismo se pueden sumar otros filtros disponibles que permiten ajustar la búsqueda.
Si se decidiera no usar los filtros será necesario contar con el número completo del expediente, teniendo presente que en GDE la identificación del mismo incluye la nomenclación del área y secretaría que lo originó. En este caso la consulta se realiza desde el buscador ubicado en la parte superior de la pantalla. Una vez que el sistema devuelve el resultado de la búsqueda se podrá visualizar el contenido del expediente y se podrá consultar el último pase que dará la información.

Sí. En la solapa “Consulta” del módulo Expediente Electrónico (EE), existe una opción que nos permite buscar los expedientes generados por mí o generados en mi repartición.

La solapa “Documentos” permite visualizar los documentos oficiales vinculados al expediente. En cambio, los “Documentos de Trabajo” permiten anexar archivos con información complementaria que no forman parte integral del expediente y, por lo tanto, carecen de validez administrativa.

Se debe comunicar con el sector o el usuario al que le fue enviado el expediente mediante vía mail o Comunicación Oficial (CCOO) para pedir que se lo devuelva.

El sistema GDE no permite retirar documentación errónea de un expediente. 
Para resolver tal situación, el sistema GDE cuenta con la opción de Subsanar Errores Materiales. Ésta se utiliza cuando se vinculó erróneamente un documento a un expediente y se realizó pase del mismo. La Subsanación permite limitar la vista del documento incorrecto y para llevarla a cabo debe estar justificada por un acto administrativo.

Para modificar una carátula se requiere un permiso adicional, y no deben haber pasado más de 20 días de la caratulación del expediente. El único campo que se podrá modificar de la carátula, es la “Descripción adicional de trámite”.

En los expedientes papel, la numeración que rige es la de cada una de las hojas que lo integran.
En GDE, en cambio, dentro de un Expediente Electrónico se reemplaza el “número de folio” por el “número de orden” que se le otorga a cada documento que integra el expediente, esto indicará el orden en que fue vinculado. Cabe aclarar que las hojas que integran esos documentos no estarán numeradas dentro del Expediente Electrónico, sino que solamente se numeran los documentos.